أمر «ضغط الآن» في Outlook لا يستعيد إلا المساحة الفارغة، فإذا امتلأ ملف البيانات بالرسائل لا يكاد يُحدث فرقًا. أما التقسيم فيجزّئ هذا الملف الثقيل إلى عدة ملفات PST أصغر، كل منها صغير بما يكفي ليُفتح بسرعة ويُنسخ احتياطيًا وحده.
تحتفظ بكل رسالة موزعةً على أجزاء تسمّيها بنفسك. اربط Outlook بالأجزاء التي تستخدمها يوميًا وأرشف الباقي.